JOGJA— Akta kelahiran kini dapat diterbitkan dalam bentuk digital berkat integrasi layanan administrasi kependudukan dengan sistem kesehatan. Hal ini memberikan kemudahan bagi orang tua dalam menyimpan dan mengirimkan dokumen ketika anak mereka mendaftar pada berbagai layanan publik, termasuk penerimaan murid baru. Pertanyaannya, apakah akta kelahiran digital dapat digunakan untuk pendaftaran sekolah?
Ketentuan mengenai Sistem Penerimaan Murid Baru (SPMB) untuk Tahun Ajaran 2026/2027 merujuk pada Peraturan Menteri Pendidikan Dasar dan Menengah (Permendikdasmen) Nomor 3 Tahun 2025 yang masih berlaku. Kementerian Kesehatan (Kemenkes) bersama Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri) melalui Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Ditjen Dukcapil) meluncurkan integrasi SATUSEHAT dengan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) pada Agustus 2026.
Proses Penerbitan Akta Kelahiran Digital
Dengan adanya integrasi ini, data kelahiran yang dicatat oleh tenaga kesehatan di fasilitas pelayanan kesehatan dapat diteruskan melalui SATUSEHAT ke SIAK. Setelah proses verifikasi, dokumen kependudukan akan dikirimkan kepada orang tua atau wali secara digital. Dokumen yang dapat diterbitkan melalui layanan ini mencakup akta kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan Kartu Identitas Anak (KIA). Layanan ini sebelumnya telah diuji coba di RSAB Harapan Kita pada 31 Juli 2026 dan kini tersedia di puskesmas. Pemerintah berencana untuk memperluas integrasi ini secara bertahap ke fasilitas kesehatan yang menyediakan layanan persalinan.
Akta kelahiran digital dapat digunakan sebagai dokumen kependudukan, asalkan merupakan dokumen resmi yang diterbitkan melalui sistem Dukcapil dan memenuhi ketentuan verifikasi administrasi dalam proses SPMB. Dalam Permendikdasmen Nomor 3 Tahun 2025, persyaratan usia calon murid merupakan salah satu syarat umum dalam SPMB. Dokumen yang digunakan untuk membuktikan usia termasuk akta kelahiran atau surat keterangan lahir yang dikeluarkan oleh pihak berwenang.
Keaslian dan Validitas Dokumen
Untuk SPMB Tahun Ajaran 2026/2027, Kemendikdasmen masih mengacu pada Permendikdasmen Nomor 3 Tahun 2025 sebagai dasar hukum. Dengan demikian, keberadaan akta kelahiran dalam format digital tidak menghilangkan fungsi dokumen tersebut sebagai dokumen kependudukan. Hal yang perlu diperhatikan adalah keaslian dan validitas dokumen, termasuk tanda tangan elektronik atau kode QR yang digunakan untuk verifikasi.
Dokumen kependudukan dalam format digital yang telah ditandatangani secara elektronik dan memiliki kode QR tidak memerlukan legalisasi manual. Ketentuan ini mengacu pada Permendagri Nomor 104 Tahun 2019 mengenai Pendokumentasian Administrasi Kependudukan. Beberapa dinas Dukcapil juga menjelaskan bahwa akta kelahiran dengan tanda tangan elektronik dapat digunakan tanpa perlu legalisasi basah. Ini berarti orang tua tidak perlu mengubah akta kelahiran digital menjadi dokumen dengan tanda tangan atau cap basah untuk memenuhi kebutuhan administrasi.
Namun, jika pendaftaran sekolah dilakukan secara daring, orang tua tetap harus mengikuti format dokumen yang diminta dalam sistem SPMB daerah atau sekolah tujuan. Kemendikdasmen menyediakan layanan data SPMB yang memanfaatkan data peserta didik dari sistem pendataan pendidikan, termasuk Dapodik dan EMIS. Layanan ini digunakan untuk mendukung data awal peserta didik serta integrasi hasil SPMB.
Oleh karena itu, orang tua sebaiknya memastikan bahwa data anak pada akta kelahiran, KK, dan dokumen pendidikan sudah sesuai. Ketidaksesuaian nama, tanggal lahir, NIK, atau data orang tua dapat menyebabkan proses verifikasi administrasi memerlukan penyesuaian. Khusus untuk pendaftaran secara daring, akta kelahiran digital juga dapat memudahkan orang tua dalam mengunggah dokumen persyaratan. File elektronik dapat disimpan dan digunakan kembali sesuai ketentuan sistem pendaftaran.
Meski begitu, penerimaan file digital secara teknis tetap mengikuti mekanisme masing-masing daerah atau sekolah. Oleh karena itu, orang tua perlu memeriksa petunjuk pendaftaran SPMB di wilayah atau sekolah tujuan sebelum mengunggah dokumen.
Sebelum melakukan pendaftaran sekolah, orang tua dapat melakukan beberapa langkah berikut: pastikan akta diterbitkan oleh Dukcapil dan merupakan dokumen digital resmi; periksa tanda tangan elektronik dan kode QR pada dokumen; cek kesesuaian data akta kelahiran dengan KK dan dokumen pendidikan; simpan file PDF asli yang dikirim melalui kanal resmi, jangan hanya menyimpan hasil tangkapan layar; dan periksa petunjuk SPMB daerah atau sekolah mengenai format dokumen yang harus diunggah. Jika sistem atau panitia tidak dapat membaca dokumen, segera hubungi Dukcapil atau panitia SPMB untuk memastikan mekanisme verifikasinya.
Dengan demikian, akta kelahiran digital dapat digunakan dalam administrasi pendaftaran sekolah, selama merupakan dokumen kependudukan resmi dan dapat diverifikasi. Untuk pendaftaran SPMB secara online, orang tua tetap perlu mengikuti ketentuan teknis yang ditetapkan oleh daerah atau sekolah tujuan.
