Ijazah yang hilang atau terdapat kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan berbagai masalah, terutama saat seseorang ingin melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, atau mengurus dokumen lainnya. Namun, pemilik ijazah tidak perlu panik karena ada prosedur yang dapat diikuti untuk mendapatkan surat pengganti atau penerbitan ulang.
Proses pengurusan ijazah tergantung pada jenis masalah yang dihadapi, tahun penerbitan dokumen, serta kondisi sekolah yang menerbitkannya. Oleh karena itu, pemohon disarankan untuk memeriksa prosedur yang berlaku sebelum menyiapkan dokumen yang diperlukan.
Prosedur Penerbitan Ulang Ijazah
Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah (Kemendikdasmen) menyatakan bahwa penerbitan ulang ijazah untuk jenjang pendidikan dasar dan menengah mengikuti ketentuan dalam Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024. Untuk ijazah yang diterbitkan sebelum tahun ajaran 2024/2025 dan hilang, pemohon dapat mengajukan permohonan untuk mendapatkan surat keterangan pengganti sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menghubungi sekolah yang menerbitkan ijazah tersebut. Jika sekolah masih aktif, pemohon dapat menanyakan prosedur untuk mengajukan penerbitan ulang atau mendapatkan surat keterangan pengganti. Pemohon juga disarankan untuk menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk membantu pihak sekolah dalam memverifikasi identitas dan riwayat pendidikan, seperti:
- Surat keterangan kehilangan dari kepolisian jika diperlukan.
- Fotokopi ijazah atau salinan digital, jika masih ada.
- Fotokopi kartu tanda penduduk (KTP).
- Fotokopi kartu keluarga (KK) atau akta kelahiran untuk mendukung verifikasi identitas.
- Dokumen lain yang diminta oleh sekolah atau dinas pendidikan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dokumen-dokumen tersebut merupakan daftar awal yang perlu disiapkan, bukan persyaratan tetap yang berlaku untuk semua pemohon. Sekolah atau dinas pendidikan mungkin akan meminta berkas tambahan tergantung pada jenis ijazah dan ketentuan yang berlaku.
Jika Sekolah Sudah Tutup
Apabila sekolah yang menerbitkan ijazah sudah tidak beroperasi, pemohon dapat menghubungi dinas pendidikan di tingkat kabupaten/kota atau provinsi yang berwenang. Instansi tersebut dapat memberikan informasi mengenai prosedur pengurusan berdasarkan jenjang pendidikan dan kondisi sekolah.
Kemendikdasmen juga menjelaskan bahwa surat keterangan pengganti ijazah dapat diterbitkan oleh satuan pendidikan atau dinas pendidikan jika sekolah sudah tutup atau tidak dapat beroperasi. Dalam beberapa kasus, pemohon mungkin perlu melengkapi dokumen pendukung untuk memastikan data pendidikan dapat diverifikasi. Jika ada permintaan untuk surat pernyataan saksi atau dokumen dari yayasan, pemohon harus memastikan bahwa format dan ketentuan tersebut dikonfirmasi dengan instansi yang bersangkutan.
Ijazah yang rusak dan ijazah dengan kesalahan penulisan harus ditangani secara berbeda. Untuk ijazah yang hilang atau rusak, penerbitan ulang dapat dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku. Namun, jika terdapat kesalahan dalam penulisan nama atau data lainnya, pemilik ijazah perlu melaporkannya kepada sekolah penerbit untuk dilakukan pemeriksaan terhadap arsip dan data yang ada.
Siapkan ijazah yang bermasalah, dokumen identitas, dan bukti pendukung yang menunjukkan data yang benar. Kemudian, ikuti prosedur perbaikan yang ditetapkan oleh sekolah atau dinas pendidikan. Penting untuk tidak mengubah atau memperbaiki tulisan pada ijazah secara mandiri, karena perubahan dokumen pendidikan harus dilakukan melalui prosedur resmi agar keabsahannya tetap terjaga.
Sebelum memulai proses pengurusan ijazah pengganti, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Pastikan tahun penerbitan ijazah, karena ketentuan dapat berbeda berdasarkan tahun dokumen diterbitkan.
- Hubungi sekolah penerbit untuk menanyakan apakah kasus yang dihadapi termasuk dalam kategori penerbitan ulang, surat keterangan pengganti, atau perbaikan data.
- Siapkan bukti pendidikan yang masih tersedia, seperti fotokopi, hasil pindai, atau dokumen pendukung lainnya untuk membantu proses verifikasi.
- Pastikan untuk mengetahui instansi yang berwenang. Jika sekolah tutup atau tidak dapat beroperasi, tanyakan prosedur kepada dinas pendidikan yang sesuai.
- Konfirmasikan daftar berkas terbaru, karena persyaratan seperti surat kehilangan, surat pernyataan saksi, foto, atau legalisasi tidak selalu berlaku untuk semua kasus.
Kemendikdasmen menegaskan pentingnya validitas, akurasi, dan legalitas dalam penerbitan dokumen pendidikan. Oleh karena itu, pemohon disarankan untuk mengikuti jalur resmi agar dokumen yang diperoleh dapat digunakan untuk keperluan administrasi dengan sah.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai ketentuan penerbitan ijazah, dapat diakses melalui laman resmi Kemendikdasmen.
